動態管理システムとは、社用車や現場の担当者たちの状態をリアルタイムで追跡し、その情報を記録・管理するためのシステムを指します。このシステムは、GPS技術を駆使して、管理者がオフィスにいながらパソコンを通じて車両の位置や走行状況をリアルタイムで確認できる機能を備えています。この機能によりドライバーに迅速に必要な指示を出したり、目的地到着時間を把握したりすることが可能になります。

動態管理システムの導入によって、社用車の正確な現在位置の把握はもちろん、社用車の最適な走行ルートの計画や走行距離の計測といった管理業務を効率的に行うことができます。GPSと連携した管理システムを活用することで、各社用車の走行距離の把握に加え、ドライバーの勤務時間の把握などが可能です。

このようにして得られる豊富なデータは、業務の効率化を図るだけでなく、労働環境の改善にも大きく寄与します。動態管理システムは、社用車両の運用管理だけでなく、企業全体の生産性向上に貢献する重要なツールです。

動態管理システムには、様々な便利な機能が搭載されています。ここで一般的に備わっている主要機能を紹介します。

GPS機能：
車載器やスマートフォン等の端末と連携し、GPSを利用して位置情報をリアルタイムで把握

車両管理機能：
登録された社用車の詳細情報を一覧で確認できる機能や、保険や車検情報の管理

走行ルート管理機能：
業務での走行データを集約、その走行データを基にした最適ルート作成や業務の効率化

自動運転日報作成機能：
ドライバーの走行ルートや位置情報の自動記録された位置データを活用した正確な日報の自動作成。この日報自動作成によるドライバーの工数削減

運転情報分析機能：
運転中の速度やブレーキの使用状況など詳細な運転データの視覚化とこれら運転データを活用した安全運転の実施状況確認や指示されたルートを走行しているかの常時監視

これらの機能を持つ動態管理システムは企業のニーズに応じた多種多様なサービスが提供されています。しかし、各システムの機能の細部には差があるため、導入前に自社が抱える課題を明確にし、その課題を解決できる機能を保有しているをシステムを選ぶことが重要です。

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まずは社用車においての動態管理システム導入のメリットをみていきましょう。
動態管理システム導入は管理者とドライバーの双方のメリットがあります。

社用車の管理担当者側の導入メリット

① 管理者の業務効率化
動態管理システムを導入することで、管理者はオフィスから指定車両の現在地を即座に把握でき、特定地点周辺の車両をリアルタイムで特定することが可能になります。これにより、業務指示や連絡が迅速に行え、例えば急な荷主からの依頼にも素早く対応することが可能になります。社用車の車両数が増加するほど、従来の人手による管理では対応が難しくなりますが、テクノロジーの導入によりこれらの課題を解決できます。

② コスト削減とドライバーの生産性向上
車両の運行ルートをリアルタイムで監視し、非効率な運行ルートを見直すことができます。これにより、無駄な運転時間や燃料費の削減が可能となり、結果としてドライバーは同じ時間でより多くの顧客を訪問するなど、生産性を高めることができます。

③ 社員・ドライバーの事故減少
走行データや運転傾向を分析し、安全運転を促すことで、事故リスクが低減されます。事故減少により、車両の修理費用や保険料の削減にも繋がります。走行データの可視化はドライバーの意識改革にも役立ち、運行ルートの最適化を通じて、無理な運転を防ぎます。

④交通情報や天候状況に応じた配車調整
管理画面を通じて、渋滞情報や天候状況などのリアルタイム情報を考慮した配車指示が可能になります。リアルタイム情報を考慮することにより、ドライバーが直面している運行上の障害に迅速に対応し、効率的ない運行計画を立てることができます。また、万が一ドライバーと直接的連絡が取れない場合でも、車両の位置情報を通じて社用車の状況を把握し続けることができます。

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ドライバー側の導入メリット

① 日報作成の自動化
動態管理システムの主な機能に日報を自動で作成してくれる機能があります。日報の作成は手間が掛かります。日報を自動化することでドライバーの工数削減につながり、他のやらなければならない業務にあてられことが可能になります。いつ出勤してどのくらい運転したのか、どのくらい休憩を取っていつ退勤したのか、など細かい勤務状況も自動で把握でき、長時間労働の防止にも繋がります。

②計画、勤怠管理をスマホなどのデバイスで確認可能
ドライバーはその日の配送計画や勤怠管理をスマホなどのデバイスを通して確認することができるものもあります。急な集荷依頼があった場合にも運行管理者からリアルタイムで指示を受けることができ、電話連絡ができない状況でもスマホアプリ上でメッセージを入れておくことが可能です。

③ 作業内容が自動で記録されることによる正しい評価の獲得
ドライバー自身が業務目的やスケジュールに沿った業務をしっかり行っている限り、それが自動ですべて計測・記録されるわけですから、自身でアピールせずとも結果としてしっかり可視化されます（不都合な行動も可視化されるという側面がありますが）。また、スピードの出し過ぎや急ブレーキ・急ハンドルなどの回数や強度なども確認することができるので、自分の安全運転リスクの把握やスキル向上のためにも役立ちします。

動態管理システムを取り入れることで、車両のリアルタイムな位置情報や配送状況を明確に把握できるようになります。動態管理システムを導入は様々な業界にもたらします。メリットを享受できる主な業界と具体的なメリットの内容を見ていきましょう。

【運送業界】
効率的な配送指示の実現
動態管理システムを活用することで、現在どの車両がどの場所を走行しているかを即時に知ることが可能となります。具体的なメリットは突発的な配送ニーズが生じた際に、最も近くにいる車両に迅速に集荷対応を依頼できるようになるということです。また、悪天候や交通混雑により迂回が必要な場合にも、即座にルート変更の指示を出すことができ、これが安全運転の確保や効率配送に寄与します。

荷物の問い合わせ対応の向上
ECサイトでの買い物などBtoCサービスにおいて商品の配送状況を消費者が確認できることは、受取タイミングの調整や安心感の提供に繋がります。BtoBビジネスにおいても同様で、動態管理システムにより配送車両の正確な位置情報を提供できるため、顧客からいつ頃到着しそうか、どのあたりを走っているのかなどの問い合わせに対して迅速に回答が可能になり安心して業務を発注いただけるようになります。

所要時間の正確な把握
GPSを利用した動態管理システムにより、車両の移動にかかる時間や、荷物の配送に費やした時間などをリアルタイムで正確に把握できます。このデータを基に、輸配送のスケジュール見直しや、安全運転の推進など、より効果的な物流運営が可能となります。

これらのメリットは、配送効率の適正化、顧客サービスの向上、運転の安全性向上に大きく寄与します。動態管理システムの導入は、物流・配送業界に業務効率の向上と高いサービス品質を実現します。

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【不動産・住宅・エネルギー業界】
インフラ関連業界、特に不動産、住宅、エネルギー分野では、多数の拠点を持っていて各拠点の所傭車を統括的に管理する必要があります。動態管理機能を追加し車両がどのルートを通ってどの拠点に停止したかといった運行情報を総合的に分析することで、営業活動や配送、メンテナンス活動の地域的な最適化を図ることが可能になります。これは、拠点間の協力を促進し、業務全体の効率化に寄与するだけでなく、働き方改革への貢献にも繋がります。

【製薬業界】
製薬業界においては、営業担当者が1日に訪問する件数は約4～5件が一般的で、主に医療機関や調剤薬局、医薬品卸業などです。これらの訪問には、商品やサンプル、カタログの配布が含まれ、多くの場合、社用車などの車で移動します。直行直帰のスタイルも多いため、運転時間は短いものの、一日の総運行時間は長くなりがちです。特に運転経験の少ない新入社員が多い状況の場合には、動態管理機能による運転の可視化と指導を通じて、安全運転のスキルアップを図ることができます。これにより、経験を積みながら運転技術を向上させることが期待できます。

会社と社員双方のメリットを伝える
動態管理システム導入の際には、会社の利益だけではなく、社員にとっての利点も明確に伝えることが重要です。従業員自身が監視されることに対して抵抗を感じないように、「GPSによる管理」の導入目的とメリットを具体的に説明しましょう。例えば、「日報作成の効率化」「スマホでの配送計画の確認や変更の容易さ」「最適なルートの提案」など、従業員に直接関連するメリットを伝えることで、導入への理解と協力を得やすくなります。

導入成果の共有
動態管理システムの導入によって得られた成果は、管理職だけでなく、ドライバーやオペレーターを含む関係者全員と共有してください。コスト削減、残業時間の減少、危険運転の削減など、具体的な成果を積極的に伝えることで、さらなる改善への意欲が高まります。導入効果を共有することは、組織全体で改善への取り組みを促すためにも重要です。

データの具体的な活用計画を立てる
取得したデータをただ蓄積するだけでは、動態管理システムの潜在的な価値を活かしきれません。位置情報や走行データの具体的な活用方法を事前に検討し、計画を立てましょう。たとえば、「毎月の配送ルートの見直し」のように、改善点に対する具体的なアクションプランを定めることが大切です。データ活用の目的を明確にし、システム導入後も継続的に効果を最大化するための戦略を策定してください。

MapFanでは動態管理システムに利用できる地図データや人流データ（渋滞情報）を提供しています。動態管理システムの開発に興味をお持ちの方は、ぜひMapFanまでお問い合わせください。

他にも安全運転の推奨という意味では「ジオドライブ」という名のドライバーの安全運転診断するスマホアプリも提供しています。このアプリは、ドライバーの運転習慣を分析し、安全な運転を促進することを目的としています。大きな工場を持ち大勢の方が自動車通勤される企業様など安全運転向上に興味がある方はぜひお問い合わせください。

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